リモートワーク、テレワークによるコミュニケーション不足が、生産性や従業員の帰属意識の低下に影響しているのはないか。

これは感染防止対策としてやむを得ず、リモートワークを導入した企業に共通するお悩みです。
リモートワークにおける生産性向上のポイントや企業の事例紹介、従業員定着化に役立つ施策を紹介します。

リモートワーク、テレワークの課題は生産性向上

リモートワークやテレワークは、コロナ以前から政府が推進する「働き方改革」の一環として、大手企業を中心に導入が進められていました。特に東京都内の企業は、オリパラ開催時の混雑緩和などの対策として2020年春から夏に実施できるよう、数年前から着手していました。それがコロナ対策として導入された形になります。導入を進めていた企業の多くは、最初に緊急事態宣言が発出された2020年4月の時点で、トライアル導入等を経てリモートワークの課題が洗い出され、想定されるリスクへの対応が進んでいました。

しかし、急遽リモートワークに移行した企業では事業継続の体制づくりが最優先となり、リモートワークにおける生産性などの課題は先送りされがちだったというのが実情です。

やがて、リモートワークが定着するとともに、仕事環境の変化が生産性の低下に影響していると感じる企業が増えてきました。その結果、リモートワークのメリットを認識しながらも、感染状況に応じてオフィスワークに戻す企業も多いです。

では、リモートワークやテレワークによって生産性が低下するのはなぜでしょう？

もっとも大きな原因としては、リモートワークで仕事環境が変化しているにもかからず、コミュニケーションのあり方を変えていないことが考えられます。

従業員が離れた場所で働くリモートワークでは、上司と部下、同僚らが働く様子は見えず、作業をしながら声をかけあうことも難しくなります。その結果、オフィスワークでは自然に行われていた、ちょっとした相談や進捗状況を確認する機会が失われます。そして、社内で雑談したり、冗談を言って笑いあったりする機会も、コロナ前と比較すると減少しているのではないでしょうか。

些細なことに思われますが、こうした変化が生産性の低下につながっている可能性が高いです。

課題①：デジタル化されていない業務、データがある 

→　出社しないと仕事を進められない

課題②：スケジュールやタスク管理を個人の裁量で行わなければならない

　→　自己管理が苦手な人の業務が遅れやすくなる

　→　マネジメントが行き届かず、人事評価が難しい

課題③：コミュニケーション機会の減少（特に報連相以外）

　→　情報共有の質が低下する

　→　従業員の帰属意識が低下する

リモートワークの生産性を向上させるポイント

前項であげた課題をふまえ、リモートワークの生産性向上について考えてみます。

課題①：デジタル化されていない業務、データがある 

必要なデータがないために業務が止まってしまうようでは、生産性の向上は期待できません。必要なデータを、必要な時に見られるようにすることが大前提です。出社しないとできない業務をなくしていくことも大切です。

課題②：スケジュールやタスク管理が難しい

自己管理ができない人に、マネジメントが行き届かないことが原因です。スケジュールやタスクを可視化（見える化）することと、共通のルールで情報共有を行うことで、リモートワークでも目が届きやすくなります。可視化と情報共有にはITツールの活用をお奨めします。仕事の可視化と情報共有は、人事評価にも活用できます。

チャットやメッセンジャーなど、リアルタイム性の高いツールを活用すると、オフィスワークに近い感覚でコミュニケーションがとれるようになります。あわせてオンラインでも、意識的に対面コミュニケーションの機会をつくることも大切です。

生産性向上のために従業員が気をつけたいポイント

会社側だけでなく、従業員各自でも注意すべきポイントはあります。

リモートワークに慣れてくると、自己完結しがちです。離れた場所にいる相手には、意識してコミュニケーションをとらないと情報不足となる可能性があります。

リモートワークに移行して通勤がなくなると、ついダラダラしてしまうことも。規則正しい生活リズムを維持すること、在宅でもオンオフを切りかえることを意識しましょう。軽い運動を取り入れたり、服装や身だしなみを整えたりすると効果的です。

また、自宅のパソコン作業で、体に思わぬ負荷がかかる場合があります。健康や運動の知識を身につけていると、疲労回復や気分転換のセルフケアができ、作業効率をあげることができます。

リモートワークの生産性向上の事例紹介

コロナ以前からリモートワーク導入に取り組んでいた企業は、生産性向上の成果をあげています。課題解決のヒントになる事例をご紹介します。

事例①：パナソニック株式会社／オンライン会議のスキル向上

パナソニックCNS社では、「爆発的生産性向上プロジェクト」として生産性向上に取り組んでいます。

リモートワークでは欠かせないオンライン会議の改革により、会議時間が25%削減され、従業員の87％が会議の質が向上したと感じています。

①会議の時間設定を60分から45分にする

1時間単位で会議が連続すると「次の会議の準備ができない」、「前の会議が長引いて時間通りに始められない」などの課題が生まれました。情報共有会議の時間を45分で設定することで、15分のすきま時間を有効活用できるようになりました。

・事前準備ができる

・時間通りに始められる

・短時間で終わらせる意識が高まる

・議題以外の雑談や相談ができる

②会議の目的を明確にする

情報共有（I）、意思決定（D）、アイデア出し（B）など、会議の目的を予定表に頭文字で記載します。

会議主催者は目的のために必要な参加者や資料を揃え、参加者も事前準備ができるようになりました。会議の質が向上しました。

出典：爆発的生産性向上プロジェクト／会議改革の取り組みと成果（パナソニック株式会社）

https://panasonic.biz/cns/pc/workstyle/panasonicmsbd/meeting-solution/

事例②　株式会社東急コミュニティー／誰でも利用可能な在宅勤務制度

株式会社東急コミュニティーは、2018年に総務省が主催する「テレワーク先駆者百選」に選定されました。2016 年に在宅勤務制度、2018 年にモバイルワーク制度を導入しています。生産性向上と同時に、柔軟な働き方による優秀な人材の確保が期待されています。

①モバイルパソコンを付与されている正社員は誰でも利用可能

育児・介護等の理由にかかわらず、誰でも、在宅勤務制度、モバイルワーク制度を利用できるようにしています。

＜導入効果＞

・顧客先や移動中でも業務を行える

・災害発生など非常時の事業継続

・通勤の負担軽減

②グループ内のリソース活用

グループ内で運営するシェアオフィスを利用できるようにしました。外出中に最寄りのシェアオフィスを利用することで、移動時間などを削減できます。

出典：東急コミュニティーの働き方改革／総務省主催「テレワーク先駆者百選」に選定

https://www.tokyu-fudosan-hd.co.jp/news/pdf/1757.pdf

生産性向上の基本は従業員の定着化

企業にとっては、業務に必要な能力、スキルをもった人材の確保が不可欠です。ご存じの通り、少子高齢化の影響で、業種業界を問わず、人材採用にはどの企業も苦戦しています。特に中小企業にとっては死活問題であり、近い将来には人手不足による廃業が急増するとの見方もあります。

生産性向上には、能力を発揮している人材を定着させることがもっとも効果的です。苦労して採用し、時間をかけて育成した人材が短期間で離職してしまえば、そのための労力やコストが無駄になります。比較的、採用が順調だったとしても、人の入れ替わりによる生産性低下のリスクがあります。また、離職者が相次ぐと会社全体の士気が下がり、残った従業員の離職動機となる可能性もあります。

これからの企業経営では、従業員を会社に定着させるための対策を考える必要があります。定着化の動機形成、すなわち従業員に「ここで働き続けたい」と考えてもらえるような、働く環境としての魅力づくりです。

例えば、リモートワークによるコミュニケーション不足は、若手、特に新入社員が会社の文化や人間関係に馴染む機会を奪います。定着化の促進には社内の人間関係が円滑であり、よいコミュニケーションをとれることが大切です。

経営者の皆様には、従業員の離職は会社にとっては損失であること、適切な対策をとれば抑止できることを、あらためて意識していただきたいと思います。

従業員の定着化に貢献する「健康経営」

「健康経営」は、従業員の健康管理を経営戦略に取り入れ、従業員の健康管理を促すための取り組みを積極的に行う経営をさします。厚生労働省が健康経営を実践している法人を認定する「健康経営優良法人認定制度」を設け、健康経営を推進しています。

従来から、健康診断やスポーツクラブ利用の補助などが福利厚生として取り入れられていました。健康経営ではさらに踏みこんで、従業員の健康管理や健康的に働ける環境づくりに取り組んでいきます。

＜企業にとっての健康経営のメリット＞

（1）健康管理による傷病リスクの回避

　→　医療費の節減

　→　傷病による欠員の回避

　→　安定した人材確保による生産性の向上

（2）長時間労働の抑止、有給休暇取得の促進など

　→　労災・事故へのリスクマネジメント

　→　従業員にとっての働きやすさ

　→　事業継続のための人材確保、従業員の定着化

（3）健康経営の取り組みによるイメージの向上

　→　事業活動、人材採用における企業ブランドの向上

　→　健康経営優良法人認定による社会的な評価

福利厚生の充実が会社の魅力づくりにつながる

従業員や求職者にとって、仕事内容、給与などの待遇など、その会社で働きたいと考える理由はさまざまです。Ｚ世代を中心に価値観の多様化が進み、人材採用におけるブランディングは最適解が見つけづらくなっています。

そうした中でも、福利厚生が充実した会社は、大多数にとって魅力的であると言えるでしょう。

好きなものを好きなタイミングで利用できるタイプの福利厚生サービスは人気が高いようです。特に、ウェルネスに関するコンテンツは誰もが楽しみやすく、健康管理という点では、従業員と企業の双方にメリットがあります。

オンラインウェルネスBRSTを活用した福利厚生とコミュニケーションの機会創出

リモートワークやテレワークの生産性向上と、生産性向上に欠かせない従業員の定着化対策について解説いたしました。貴社でのお取り組みの参考にしていただければと思います。

さて、リモートワークで、運動不足やコロナ太りなど、健康によくない状態になってしまった方、多いですね。リモートワークを推進する傍ら、従業員の健康にも配慮することが健康経営の取り組みにもなり、従業員の定着化にもつながるでしょう。

オンラインウェルネスBRST（ブレスト）は、ヨガ、ストレッチ、筋トレなどのオリジナルレッスンをオンラインで提供するサービスです。健康経営・福利厚生としてご活用いただける法人様向けのプランをご用意しています。時間帯やレッスンを自由に選んで参加でき、個人、社内のグループで楽しむこともできます。福利厚生の充実と同時に、SNSなどを活用すれば職場のコミュニケーション機会の創出にもつなげられます。ぜひ、BRSTを貴社の魅力づくりにお役立てください。